Elektroniczne obiegi dokumentów w AGH. Przedstawiamy efekty prac zespołu Sektora IT AGH

Podejmowane działania przyniosą przede wszystkim automatyzację procesów administracyjnych, poprawę efektywności pracy z dokumentami oraz ustandaryzowanie ich obiegów w całej uczelni. Wdrażany system jest integrowany z tymi, które są już wykorzystywane w AGH, dzięki czemu zachowana zostanie spójność danych.

W opracowywanie procesów zaangażowane są jednostki AGH, które współuczestniczą w tworzeniu poszczególnych obiegów.

Chociaż prace wdrożeniowe obejmują coraz szersze obszary działalności uczelni, to dopiero początek zmian, a pełny proces informatyzacji potrwa kilka lat.

Wniosek o urlop wypoczynkowy
To pierwszy z wdrażanych wniosków o skali ogólnouczelnianej. Dotyczy zarówno nauczycieli/nauczycielek akademickich, jak i pracowników/pracownic niebędących nauczycielami/nauczycielkami akademickimi.
Największym atutem stworzonej aplikacji jest dwustronna integracja z systemem kadrowo-płacowym. Dzięki temu osoba pracująca ma wgląd w liczbę zaległych oraz bieżących dni urlopowych, informację o zaakceptowanych datach urlopu przez przełożonego/przełożoną oraz o pozostałej liczbie dni do wykorzystania w danym roku. Dodatkowo informacja o zaakceptowanym wniosku wysyłana jest do systemu kadrowo-płacowego, dzięki czemu dane są zawsze aktualne. System uwzględnia wszystkie dni wolne wynikające z kalendarza, ale także dni, które pracownicy/pracownice uczelni otrzymują na podstawie decyzji Rektora. Tym samym system liczy faktyczne dni robocze urlopu. Dodatkowo system automatycznie zwraca dni urlopowe, jeśli w trakcie urlopu osoba pracująca skorzystał ze zwolnienia lekarskiego.
Po pilotażu na Wydziale Inżynierii Materiałowej i Ceramiki obieg wprowadzany jest etapowo na kolejnych wydziałach AGH przy współpracy z dyrekcją administracyjną. W dalszej części wdrożenie obejmie jednostki centralne uczelni.

Plan urlopowy
Aplikacja do obsługi planów urlopowych będzie działać w połączeniu z wnioskiem o urlop wypoczynkowy – oznacza to, że składając plan urlopowy, osoba pracująca tym samym deklaruje urlopy na dany rok i zgodnie z aktualną procedurą nie będzie konieczności ponownego wnioskowania o wskazany wcześniej termin.
Pilotażowe uruchomienie planowane jest na kwiecień br.

Wniosek socjalny wraz z oświadczeniem o sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej (tzw. wczasy pod gruszą)
Aplikacja do wnioskowania o tzw. wczasy pod gruszą dostępna będzie dla wszystkich osób pracujących w AGH, które będą chciały skorzystać z dofinansowania do wypoczynku. Z wnioskiem tym powiązane jest oświadczenie o sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej – deklaracja o poziomie przychodu jest podstawą do skorzystania z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Dzięki wdrożeniu elektronicznego wniosku dane z oświadczenia automatycznie zostaną przekazane do systemu kadrowo-płacowego i będą stanowiły podstawę do otrzymania dofinansowania.
Atutem wniosku socjalnego w formie elektronicznej jest wykorzystanie danych z systemu kadrowo-płacowego o faktycznym wymiarze urlopu. Do tej pory wymagany był podpis przełożonego/przełożonej, potwierdzający wykorzystanie dni wolnych. Po wdrożeniu wniosku informacja ta będzie dostępna automatycznie.
Przewidziany jest pilotaż w wybranych jednostkach, następnie etapowe wdrożenie w całej uczelni.

e-Doręczenia
To aplikacja przygotowująca uczelnię do obsługi systemu e-Doręczeń, którego obowiązek stosowania wchodzi w życie 1 października 2024 r. E-Doręczenia są elektronicznym odpowiednikiem listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Dzięki tej usłudze podmioty publiczne, firmy oraz obywatele/obywatelki mogą korzystać z wygodnych i bezpiecznych doręczeń elektronicznych. Są one równoważne prawnie tradycyjnej przesyłce poleconej za potwierdzeniem odbioru.
Aplikacja umożliwia odbieranie i dystrybuowanie w uczelni korespondencji przychodzącej oraz nadawanie korespondencji do wysyłki przez e-Doręczenia z uwzględnieniem potrzeb poszczególnych jednostek.
Zgodnie z decyzją Kanclerza AGH uczelnia będzie gotowa do obsługi e-Doręczeń od 1 lipca br. Szkolenia dla wskazanych pracowników/pracownic AGH, odpowiedzialnych za dystrybucję korespondencji przychodzącej i wychodzącej, będą realizowane w maju i czerwcu br.

System do rezerwacji zasobów w Studenckim Centrum Konstrukcyjnym
Aplikacja do rezerwacji sal i innych zasobów znajdujących się w Studenckim Centrum Konstrukcyjnym powstaje z myślą o sprawnej obsłudze ponad 100 kół naukowych i organizacji studenckich działających w AGH. Uruchomienie aplikacji zbiegnie się z datą otwarcia Studenckiego Centrum Konstrukcyjnego, planowanego na kwiecień 2024 r.
Co ważne, wypracowany system będzie mogły być dostosowywany do potrzeb innych interesariuszy i przez nich wykorzystywany.

Zlecenie do sektora technicznego
Zespół wdrożeniowy Sektora IT AGH współpracuje z przedstawicielami Pionu Kanclerza przy opracowywaniu elektronicznego obiegu związanego ze zlecaniem prac do Sektora Technicznego. Biorąc pod uwagę skalę zgłoszeń, których rocznie jest ponad 1000, wprowadzenie elektronicznego wnioskowania może znacząco usprawnić współpracę pomiędzy zgłaszającymi a pracownikami Sektora Technicznego odpowiedzialnymi za realizację prac. Wniosek będzie pilotażowo wdrażany w wybranych jednostkach wiosną br., a następnie udostępniony wszystkim pracownikom/pracownicom odpowiedzialnym za zlecanie prac technicznych.

e-COP
We współpracy z Centrum Obsługi Projektów AGH tworzona jest aplikacja do obsługi głównych procesów, które do tej pory obsługiwane były przez system Metasonic. Prace skupiają się na wniosku o uruchomieniu projektu oraz obsłudze decyzji instytucji finansujących. Rezultaty prac będą dostępne w II kwartale br.

Pisma do Prorektora ds. Studenckich
Zespół projektowy Sektora IT AGH współpracuje także z Centrum Spraw Studenckich przy ustandaryzowaniu procesu komunikacji pomiędzy osobami studiującymi w AGH a Prorektorem ds. Studenckich AGH. Prace obejmują ponadto przygotowanie rejestru do ewidencji kół naukowych i organizacji studenckich, co przełoży się na zebranie podstawowych informacji na temat prowadzonych aktywności studenckich.

Centrum Organizacji Kształcenia (studia podyplomowe)
Wraz z Centrum Organizacji Kształcenia przygotowywana jest elektroniczna forma procesu uruchomienia pierwszej i kolejnych edycji studiów podyplomowych. Pomoże to w znaczny sposób usprawnić pracę oraz uprościć obieg dokumentów w zakresie studiów dyplomowych.

Wniosek o wyjazd zagraniczny
We współpracy z Centrum Spraw Międzynarodowych opracowywana jest aplikacja do wnioskowania o wyjazd zagraniczny, która ma docelowo zastąpić aktualnie wykorzystywany serwis wniosków CSM AGH. W ramach prac przewidziane jest także uproszczenie procesu wnioskowania i dostosowanie do potrzeb kluczowych użytkowników/użytkowniczek.

Wjazd na teren AGH dla gości
Wkrótce udostępniona zostanie możliwość elektronicznego złożenia wniosku o wjazd gości na teren AGH. Działania realizowane są przy współpracy z pracownikami/pracownicami Pionu Kanclerza i Strażą AGH. W pierwszym etapie wniosek zostanie pilotażowo wdrożony w wybranych jednostkach, a następnie uruchomiony w całej uczelni.