Wdrażamy system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją

EZD RP pozwala:

• odbierać i wysyłać korespondencję w postaci cyfrowej;
• kompleksowo obsługiwać korespondencję wpływającą i wychodzącą, zarówno zewnętrzną jak i wewnętrzną;
• zakładać i prowadzić sprawy w formie elektronicznej, od początku do końca;
• przekazywać dokumenty, delegować zadania (dekretacja, akceptacja, podpis), automatyzować ścieżki obiegu, obsługiwać procesy;
• współpracować z każdym kto  posiada konto w EZD RP – pozawala pracować równolegle nad dokumentami, weryfikować na bieżąco nanoszone zmiany, informować o statusie załatwianej sprawy;
• dodawać dokumenty z dysku i korzystać z szablonów, czyli ujednoliconych wzorów dokumentów wgranych do EZD – unikamy błędów i skracamy czas przygotowania korespondencji i innych dokumentów;
• monitorować przebieg spraw, obieg pism i historię działań – zawsze wiadomo na jakim etapie jest sprawa oraz kto, kiedy i jakie decyzje podjął;
• kontrolować terminy i odpowiedzialność – system przypomina o zadaniach i ułatwia nadzór nad realizacją spraw.

Dlaczego warto korzystać z systemu?

• Zapewnia bezpieczeństwo danych i kontrolę dostępu.
• Porządkuje zakładanie i prowadzenie spraw, a w efekcie usprawnia archiwizację dokumentów.
• Tworzy automatyczne rejestry, zastępujące rejestry papierowe.
• Zapewnia elektronizację obiegu dokumentów, zgodną z przepisami prawa.
• Sprawia, że obieg dokumentów jest błyskawiczny, przejrzysty, możliwy do odtworzenia jednym kliknięciem.
• Automatycznie weryfikuje statusy wysyłki pism, prawidłowość składanych podpisów, terminowość załatwiania spraw.
• Pozwala na intuicyjne wyszukiwanie pism, spraw, dokumentów (zarówno w bieżącej pracy jak i po latach od ich wytworzenia).
• Pozwala generować zestawienia dla celów sprawozdawczych i analitycznych.
• Umożliwia elektroniczną archiwizację spraw, zgodną z przepisami prawa.

Nowa osoba w zespole?

Jeśli w twojej jednostce rozpoczyna pracę nowa osoba, uwzględnij informację o systemie EZD RP podczas instruktażu stanowiskowego. W miarę potrzeb zachęcamy również do kierowania nowych pracowników i pracownice na szkolenia z obsługi systemu. Są one organizowane cyklicznie.

Razem rozwijajmy EZD RP

Masz pomysł, jak usprawnić codzienną pracę? Podziel się nim! Zgłoś do Działu Organizacyjnego procesy lub czynności, które chcesz realizować w systemie EZD RP. Twoje doświadczenie i praktyczna wiedza z codziennej pracy są bardzo cenne, pomagają dostosować system do rzeczywistych potrzeb oraz skutecznie rozwijać elektroniczny obieg dokumentów w AGH.

***

Bieżące informacje dotyczące pracy w systemie EZD RP, w tym materiały szkoleniowe, instrukcje, aktualności związane z jego wdrożeniem w AGH oraz informacje o prowadzonych szkoleniach znajdziesz na stronie aghedupl.sharepoint.com/sites/akta/.

Zachęcamy do regularnego zapoznawania się z publikowanymi tam informacjami i materiałami, a przede wszystkim do udziału w organizowanych szkoleniach.

• 11 marca br., godz. 9.00–11.00, szkolenie zdalne „Dzienniki Podawcze praca w EZD RP w 2026 r.” – formularz zgłoszenia
• 18 marca br., godz. 9.00–11.00, szkolenie zdalne ”Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA) w AGH w 2026 r.” – formularz zgłoszenia
• 25 marca br., godz. 9.00–10.30, szkolenie zdalne „Prowadzenie spisu spraw tradycyjnie i pomocniczo w systemie EZD RP” – formularz zgłoszenia